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Aquisições e incorporações

ADAVR_Judiciais

A preservação ativa do património documental é uma das funções nucleares do ADAVR. Consideramos, no entanto, que a preservação deve sempre ser considerada numa perspetiva proactiva e não meramente passiva.

Apostamos decididamente na aquisição de núcleos documentais de famílias, pessoas, organismos públicos e privados, que pelo seu significado cultural e a sua relevância para a preservação e compreensão da memória social tenham adquirido o direito de serem conservados definitivamente.

 

Incorporações obrigatórias

O Arquivo Distrital do Aveiro é responsável pelos processos de incorporação obrigatórios referentes aos:

– arquivos dos serviços da administração central desconcentrada do distrito do Aveiro (registo civil, notários, tribunais…)
– arquivos das empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;
– arquivos de empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;
– os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respetiva área.

 

Aquisições não obrigatórias

A preservação de acervos documentais que tenham adquirido o direito de serem definitivamente conservados pode passar pela sua aquisição, nomeadamente, por doação, depósito ou outra forma legal, através de um protocolo específico elaborado caso a caso. Qualquer entidade detentora de um núcleo documental de instituições públicas ou privadas ou, ainda, de famílias e pessoas poderá solicitar ao ADAVR a receção desse conjunto documental.

Algumas doações e depósitos já efetuadas, não necessariamente derivadas de outras intervenções como a consultoria e o apoio técnico, são o reconhecimento do esforço e empenho do Arquivo, da qualidade dos seus serviços e, também, da responsabilidade cívica dos doadores.

Procedimentos

As solicitações de remessas de documentação para o Arquivo Distrital de Aveiro deverão ser feitas pelos canais oficiais (Telefone: 234003400 e/ou email: mail@adavr.dglab.gov.pt) e se possível com recurso aos modelos abaixo disponibilizados.

Modelos a utilizar nas incorporações

Pedido de incorporação

Auto de Entrega

Guia de Remessa

Apresentam-se, em seguida, extractos da legislação mais significativa em matéria de incorporações, nomeadamente, do Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de Março, que define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.

 

Artigo 4.º Arquivos distritais e equiparados
  1 – São de incorporação obrigatória nos arquivos distritais e equiparados, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril:a) A documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respectiva área;b) A documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;c) A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;d) Os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área.
2 – Exceptuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.
Artigo 6.º Prazos para as incorporações
  É fixado o prazo máximo de 30 anos após a produção da documentação e a periodicidade máxima de 10 anos para a incorporação dos arquivos a que se referem as alíneas a) e b) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, sem prejuízo dos já estabelecidos por lei e dos que forem definidos nas portarias referidas no artigo 8.º do presente diploma, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias. 
Artigo 8.º Requisitos a observar nas incorporações
  1 – As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, selecção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos, e ainda da elaboração de relatórios de avaliação, de acordo com a legislação em vigor. 

2 – Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidas e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliação, selecção e eliminação de documentos, determina os respectivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final e ainda a conservação permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel.

3 – A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação, de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. 

Artigo 9.º Encargos
  Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade receptora dos arquivos.
Artigo 10.º Acessibilidade
  A documentação incorporada ao abrigo do presente diploma será disponibilizada para consulta pública de acordo com as leis em vigor, nomeadamente o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

 

 

Código do Registo Civil:
 Artigo 15º – Transferência de livros

1. Os livros cujos registos tenham sido objecto de informatização são transferidos para a entidade responsável pelos arquivos nacionais (para o distrito de Aveiro: Arquivo Distrital de Aveiro).

2. O disposto no número anterior é aplicável aos livros de registo relativamente aos quais tenham decorrido, à data do último assento:

a) Mais de 30 anos, quanto aos livros de assentos de óbito;

b) Mais de 50 anos, quanto aos livros de assentos de casamentos;

c) Mais de 100 anos, quanto aos restantes livros de assentos.

3. O disposto no número anterior é aplicável aos documentos que tenham servido de base aos assentos neles referidos.

Código do Notariado:
 Artigo 34º  – Transferência de livros e documentos para outros arquivos:

1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.

2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos Distritais, nos termos das disposições legais aplicáveis.

3. A transferência é feita de cinco em cinco anos.

4.O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.

Decreto-Lei n.º 250/96: Artigo 5ºOs livros de sinais devem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais nos termos a fixar por despacho do director-geral dos Registos e Notariado.

Portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro

Identificação do diploma Data Estado
Portaria n.º 1185/90 – Polícia Judiciária 06-12-1990 Revogada
Portaria n.º 330/91 – Tribunais Judiciais 11-04-1991 Revogada
Portaria n.º 722/91 – Serviço de Estrangeiros e Fronteiras 24-07-1991
Portaria n.º 835/91 – Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde 16-08-1991
Portaria n.º 1125/91 – Maternidade do Dr. Alfredo da Costa 30-10-1991
Portaria n.º 102/94 – Hospital Distrital de Viana do Castelo 10-02-1994
Portaria n.º 217/94 – Serviços Municipalizados de Água e Saneamento da Câmara Municipal de Almada 13-04-1994
Portaria n.º 681/94 – Hospital de Egas Moniz 22-07-1994
Portaria n.º 707/95 – Secretaria-Geral do Ministério da Saúde 04-07-1995
Portaria n.º 1156/95 – Polícia Judiciária 21-09-1995 Revogada
Portaria n.º 454/96 – Serviço Nacional de Bombeiros 09-09-1996
Portaria n.º 1185/97 – Instituto do Emprego e Formação Profissional 20-11-1997 Revogada
Portaria n.º 360/98 – Direcção-Geral de Viação 26-06-1998
Portaria n.º 33/99 – Secretaria-Geral do Ministério da Educação 20-01-1999 Revogada
Portaria nº 938/99 – Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria Económica e da Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria de Publicidade 23-06-1999
Portaria n.º 456/99 – Governos Civis 04-09-1999
Portaria n.º 1003/99 – Tribunais Judiciais 10-11-1999
Portaria n.º 247/2000 – Hospitais e Serviços de Saúde do Ministério da Saúde 08-05-2000
Portaria n.º 272/2000 – Exército 22-05-2000
Portaria n.º 1183/2000 – Departamento de Prospectiva e Planeamento do Ministério do Planeamento 18-12-2000
Portaria n.º 1185/2000 – Secretaria-Geral do Ministério da Cultura 18-12-2000
Portaria n.º 39/2001 – Direcção-Geral dos Serviços Prisionais 18-01-2001
Portaria n.º 242/2001 – Presidência da República 22-03-2001
Portaria n.º 412/2001 – Autarquias locais 17-04-2001 Alterada
Portaria n.º 430/2001 – Direcção-Geral do Turismo 26-04-2001
Portaria n.º 686/2001 – Inspecção-Geral das Actividades Económicas 05-07-2001
Portaria n.º 952/2001 – Instituto Nacional de Administração 07-08-2001
Portaria n.º 1143/2001 – Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas 27-09-2001 Revogada
Portaria n.º 525/2002 – Inspecção-Geral de Finanças 03-05-2002
Portaria n.º 653/2002 – Guarda Nacional Republicana 03-05-2002
Portaria n.º 1185/2002 – Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo 30-08-2002
Portaria n.º 726/2003 – Instituto da Conservação da Natureza 06-08-2003
Portaria n.º 763/2003 – Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho 09-08-2003 Revogada
Portaria n.º 879/2003 – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças 21-08-2003
Portaria n.º 1210/2003 – Instituto do Emprego e Formação Profissional 15-10-2003 Revogada
Portaria n.º 131/2004 – Comissão Nacional da UNESCO 09-02-2004
Portaria n.º 235/2004 – Centro Nacional de Protecção Contra Riscos Profissionais 03-03-2004
Portaria n.º 321/2004 – Inspecção-Geral de Administração Interna 19-03-2004
Portaria n.º 509/2004 – Santa Casa da Misericórdia de Lisboa 14-05-2004
Despacho Conjunto n.º 340/2004 – Tribunal de Contas e serviços de apoio 05-06-2004
Portaria n.º 1264/2004 – Secretaria-Geral do ex-Ministério da Ciência e do Ensino Superior 28-09-2004
Portaria n.º 1271/2004 – Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa 06-10-2004
Portaria n.º 1469/2004 – Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Europeus e da Direcção-Geral dos Assuntos Comunitários 20-12-2004
Portaria n.º 418/2005 – Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna 18-02-2005
Portaria n.º 226/2005 – Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento 24-02-2005 Revogada
Portaria n.º 414/2005 – Secretaria-Geral da Presidência de Conselho de Ministros 13-04-2005
Portaria n.º 819/2005 – Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários 13-09-2005
Portaria n.º 1039/2005 – Inspecção-Geral das Actividades Culturais 12-10-2005
Portaria n.º 1175/2005 – Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia 21-11-2005
Portaria n.º 1310/2005 – Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário 21-12-2005
Portaria n.º 1327/2005 – Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde 28-12-2005
Portaria n.º 95/2006 – Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e dos Serviços de Fiscalização do Instituto da Segurança Social, I.P. 30-01-2006 Revogada
Portaria n.º 270/2006 – Instituto Nacional de Estatística 22-03-2006
Portaria n.º 523/2006 – Direcção-Geral das Autarquias Locais 08-06-2006
Portaria n.º 628/2006 – Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P. 23-06-2006
Portaria n.º 684/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Educação 04-07-2006
Portaria n.º 1300/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Economia e Inovação 03-08-2006
Portaria n.º 1389/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça 12-12-2006
Portaria n.º 1392/2006 – Direcção-Geral da Administração da Justiça 13-12-2006
Portaria n.º 30/2007 – Transportes Aéreos Portugueses, S. A. 05-01-2007
Portaria n.º 52/2007 – Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas 09-01-2007
Portaria n.º 401-A/2007 – Direcção-Geral do Orçamento 05-04-2007
Portaria n.º 12/2008 – Instituto Politécnico do Porto e suas escolas superiores 03-01-2008
Portaria n.º 32/2008 – Direcção-Geral de Reinserção Social 11-01-2008
Portaria n.º 46/2008 – Faculdade de Ciências Médicas da Universidade Nova de Lisboa 15-01-2008
Portaria n.º 96/2008 – Polícia Judiciária 29-01-2008
Portaria n.º 418/2008 – Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano 11-06-2008
Portaria n.º 747/2008 – Direcção-Geral do Livro e das Bibliotecas 21-08-2008
Portaria n.º 1220/2008 – Polícia de Segurança Pública 24-10-2008
Portaria n.º 1326/2008 – Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações 18-11-2008
Portaria n.º 331/2009 – Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde, I. P. 30-03-2009
Portaria n.º 536/2009 – Direcções Regionais de Educação 18-05-2009
Portaria n.º 700/2009 – Direcção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros 03-07-2009
Portaria n.º 740/2009 – Direcção-Geral das Actividades Económicas 10-07-2009
Portaria n.º 999/2009 – Autoridade de Segurança Alimentar e Económica 08-09-2009
Portaria n.º 1253/2009 – Autarquias Locais 14-10-2009
Portaria n.º 1370/2009 – Instituto do Emprego e Formação Profissional, I.P. 27-10-2009
Portaria n.º 1383/2009 – Instituto da Segurança Social, I.P. 04-11-2009
Portaria n.º 77/2010 – Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I.P. 05-02-2010
Portaria n.º 107/2010 – Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social 22-02-2010
Portaria n.º 231/2010 – Reitoria da Universidade Nova de Lisboa 27-04-2010
Portaria n.º 755/2010 – Marinha 25-10-2010
Portaria n.º 1141/2010 – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça 03-11-2010
Portaria n.º 1197/2010 – Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça 26-10-2010
Portaria n.º 116/2011 – Direcção-Geral do Tesouro e Finanças 25-03-2011
Portaria n.º 194/2011 – Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. 16-05-2011
Portaria n.º 167/2012 – Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P 24-05-2012
Portaria n.º 368/2013 – Tribunais Judiciais e Tribunais Administrativos e Fiscais 24-12-2013
Portaria n.º 157/2014 – Hospitais e demais serviços do Ministério da Saúde – Alteração ao Regulamento Arquivístico para os Hospitais,aprovado em anexo à Portaria n.º 247/2000, de 8 de maio 19-05-2014
Portaria n.º 171/2014 – Autoridade para as Condições do Trabalho 05-09-2014

PDFs residentes no sítio web do Diário da República Eletrónico.

Última Actualização: 15 de Setembro de 2016

Arquivo Distrital de Aveiro