Arquivo Distrital de Aveiro

Certidões e cópias

O Arquivo Distrital de Aveiro tem competências para certificar por cópia simpes e/ou autenticada dos documentos à sua guarda. Os tipos de certidões mais frequentemente solicitados são:

• Certidões de registo civil ou paroquial (nascimento, casamento ou óbito). As certidões de registos mais antigos devem ser solicitadas aos Arquivos Distritais que, regra geral, incorporam este tipo de registos após perfazerem cem anos. Registos mais recentes poderão ser obtidos através das Conservatórias de Registo Civil respectivas ou, via Internet, no serviço Loja do Cidadão.
• Certidões de registo notarial (escrituras, partilhas, arrendamentos, etc.). Os livros de escrituras notariais, vulgarmente conhecidos por “Livros de Notas” são normalmente incorporados nos respectivos Arquivos Distritais após perfazerem trinta anos.
• Certidões de registo judicial (sentenças, etc.). Em teoria, os registos judiciais deveriam ser incorporados nos Arquivos Distritais passados cinquenta anos do trânsito em julgado. Porém, por diversas circunstâncias, muitos Tribunais não procederam à incorporação prescrita na Lei, sendo aconselhável certificar-se de onde se encontra o documento antes de solicitar qualquer certidão.

É possível solicitar certidões pelo correio ou via e-mail, devendo ser indicados com a maior precisão possível os dados necessários, não esquecendo o nome e endereço postal, e certificando-se de que o documento original se encontra no Arquivo.

Neste último caso, deverá seleccionar o formulário de acordo com o tipo de documentação pretendida, preenchendo todos os campos assinalados de preenchimento obrigatório.

Formulário de reprodução: notariais

Formulário de reprodução: paroquiais/registo civil

Formulário de reprodução: outra documentação

O preço das Certidões é estipulado superiormente, de acordo com o Regulamento de Reprodução de Documentos, Tabela de Preços e Tabela de Prazos de Entrega.

Formalização de pedidos (art. 8º do Regulamento de Reprodução de Documentos)

1 — A formalização do(s) pedido(s) de reprodução pode ser presencial ou remota devendo ser efetuada através do preenchimento de formulário próprio, disponível no site do ADAVR ou através do sistema CRAV.

2 — Salienta -se a necessidade do preenchimento cuidadoso e integral do formulário, a fim de se identificarem corretamente os documentos pretendidos, devendo estes, sempre que possível, indicar o título, a cota do documento ou o código de referência quando disponibilizado pelo sistema de descrição e o número de páginas/fólios, bem como o tipo de reprodução pretendida e a finalidade do trabalho pretendido, quando se destine a publicação ou para fins comerciais.

À semelhança dos serviços de Pesquisas e Certidões os pagamentos são feitos presencialmente ou, no caso de pedidos à distância, por:

• Transferência bancária para:
• Banco IGCP, NIB n.º 078101120112001327782 do IGCP e IBAN: PT50078101120112001327782, BIC do IGCP: IGCPPTPL)
• É necessário remeter para o email mail@adavr.dglab.gov.pt o comprovativo da transferência a este Arquivo Distrital;

• Entrega de trabalhos (art. 11º do Regulamento de Reprodução de Documentos)
  1. Os trabalhos serão entregues de acordo com os prazos estabelecidos no Anexo II.
  2. Os trabalhos poderão ser levantados no Balcão da Sala de Leitura ou enviados pelo correio quando solicitado pelo requerente.
  3. O preço dos trabalhos enviados por correio será acrescido das tarifas de portes e taxas definidas nas Tabelas oficiais dos CTT, em vigor à data do envio.
  4. A DGLAB não se responsabiliza por danos ou extravios de correio.
  5. A entrega eletrónica dos trabalhos poderá ser efetuada através de correio eletrónico desde que estes não ultrapassem o espaço de 2 Mbytes por pedido e uma vez verificado o integral pagamento do serviço prestado.
  6. A DGLAB não se responsabiliza pela devolução dos mesmos.
  7. Os trabalhos enviados terão que ser descarregados no período máximo de 1 mês após a data da sua disponibilização

Decreto-Lei n.º 16/93:

(Regime geral dos arquivos e do património arquivístico)

Comunicação e conservação

Artigo 17º

Comunicação do património arquivístico

1) É garantida a comunicação da documentação conservada em arquivos públicos, salvas as limitações decorrentes dos imperativos da conservação das espécies e sem prejuízo das restrições impostas pela lei.

2) Não são comunicáveis os documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou de qualquer índole que possa afectar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua própria imagem, salvo se os dados pessoais puderem ser expurgados do documento que os contém, sem perigo de fácil identificação, se houver consentimento unânime dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde que decorridos 50 anos sobre a data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, não sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos.

3) Os dados sensíveis respeitantes a pessoas colectivas, como tal definidos por lei, gozam de protecção prevista no número anterior, sendo comunicáveis decorridos 50 anos sobre a data da extinção da pessoa colectiva, caso a lei não determine prazo mais curto.

4) Compete aos proprietários dos arquivos particulares proporem as regras e modalidades de comunicação da documentação, as quais serão objecto de apreciação e de proposta de homologação ao membro do Governo que superintende na política arquivística por parte do órgão de gestão.