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Notícias

7 de Abril de 2016

FAQ

Qualificação dos Sistemas de Arquivo

Classificação em Arquivo

Avaliação Arquivística

Eliminação de Documentos

Transferência de Documentos

Transferência/Substituição de Suporte

Preservação Digital

Consultoria

Documento de Arquivo Eletrónico

QUALIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE ARQUIVO

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1. Quais as competências da DGLAB no âmbito da qualificação dos sistemas de arquivo?

Tendo em vista a qualificação dos sistemas de arquivo a DGLAB exerce competências no âmbito da regulação (orientações técnicas e normativas e pareceres vinculativos no âmbito da avaliação arquivística), do apoio técnico (consultorias; apoio pontual; pareceres técnicos e prestações de informações) e da supervisão (auditorias a sistemas de arquivo e controlo da aplicação das tabelas de seleção).

2. Como posso consultar as orientações técnicas e normativas da DGLAB?

As orientações encontram-se publicitadas em http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/

3. Qual o normativo recomendado pela DGLAB para a conceção e implementação de sistemas de arquivo?

O normativo recomendado é a NP 4438:2005 – Informação e documentação Gestão de documentos de arquivo Parte 1: Princípios diretores, Parte 2: Recomendações de aplicação. Esta norma transpõe para português a norma ISO 15489-1 e 2.Information and documentation – records management.

4. Quais os principais objetivos da NP 4438:2005?

A NP 4438:2005 tem como principais objetivos:

  • Conceção e implementação de sistemas de arquivo.
  • Gestão de documentos de arquivo em qualquer formato ou suporte.
  • Definição de responsabilidades nas organizações.
  • Articulação com outras normas, nomeadamente com a NP EN ISO 9001.

5. Quais as etapas preconizadas para o desenvolvimento de um sistema de arquivo, segundo a NP 4438:2005?

  • Etapa A. Investigação preliminar;
  • Etapa B. Análise funcional;
  • Etapa C. Identificação de requisitos;
  • Etapa D. Avaliação de sistemas existentes;
  • Etapa E. Identificação de estratégias;
  • Etapa F. Desenho do sistema de arquivo;
  • Etapa G. Implementação do sistema de arquivo;
  • Etapa H. Controlo, Ajustamento e Revisão.

6. Posso solicitar apoio para a escolha de um sistema eletrónico de gestão de arquivos?

A DGLAB não pode indicar sistemas eletrónicos de gestão de arquivos (SEGA). No entanto, disponibiliza recomendações em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/sega.pdf  sobre os pontos essenciais que devem ser considerados para o desenvolvimento ou aquisição de software de gestão de documentos de arquivo.

7. A minha instituição vai ser extinta. Como posso salvaguardar os documentos?

A DGLAB disponibiliza em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/11/orientacoes_ace.pdf orientações específicas sobre como atuar nestas circunstâncias.

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CLASSIFICAÇÃO EM ARQUIVO

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8. O que é a classificação em arquivo?

É um meio para agrupar estruturadamente os documentos. Visa a recuperação, através de um dispositivo lógico, e a preservação do valor evidencial, através da sua associação contextual.

9. Que instrumentos devo produzir para classificar os documentos?

Para a organização de um arquivo corrente deve produzir um plano de classificação. Em princípio, a sua elaboração deve atender às áreas em que se desenvolve a atuação da entidade produtora desse arquivo e às normas e práticas do seu funcionamento. A NP 4438:2005 recomenda a elaboração de planos de classificação funcionais. Tendencialmente devem ter por base a Macro Estrutura Funcional.
Para a organização de um acervo documental ou de um arquivo intermédio ou definitivo, deve produzir um quadro de classificação, observando os princípios da proveniência e do respeito pela ordem original.

10. Devo utilizar um instrumento para a classificação e outro para a avaliação?

Como referenciado na NP 4438:2005 os instrumentos utilizados para a classificação (Plano de classificação) e para a avaliação(Tabela de seleção) devem estar integrados.

11. Qual o sistema de classificação que devo adotar?

De acordo com a NP 4438:2005 é recomendada a adoção de um sistema funcional, que reflita as funções/atividades da organização. Constitui um sistema mais estável por não está dependente das alterações orgânicas que ocorrem nas instituições. É também um garante para a interoperabilidade semântica.



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AVALIAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Portarias de gestão de documentos

Relatório de avaliação

12. O que é a avaliação arquivística?

13. A avaliação arquivística também se aplica aos documentos eletrónicos?

14. Quais as vantagens da avaliação arquivística?

15. Quais os diplomas legais que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos?

16. Quais as competência da DGARQ no âmbito da avaliação arquivística?

17. Como se expressa a avaliação arquivística?

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12. O que é a avaliação arquivística?

É um processo através do qual se determina o valor arquivístico dos documentos, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação.

13. A avaliação arquivística também se aplica aos documentos eletrónicos?

A avaliação arquivística aplica-se às séries documentais constantes em Sistemas Eletrónicos de Gestão de Arquivo, bem como aos demais sistemas de informação produzidos no âmbito da atividade de uma entidade.

14. Quais as vantagens da avaliação arquivística?

Redução, de forma segura, do volume dos documentos/informação e da ocupação do espaço físico, controle da massa documental/informacional, diminuição com custos operacionais e salvaguarda do património arquivístico.

15. Quais os diplomas legais que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos?

Os diplomas que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos são o Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, e o Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, complementados pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, e pelo Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de Março, e pela Portaria n.º 372/2007, de 30 de Março.

16. Quais as competência da DGARQ no âmbito da avaliação arquivística?

De acordo com a Portaria n.º 192/2012, de 19 de junho, art. 3.º, alínea k), a DGLAB emite obrigatoriamente parecer vinculativo sobre o destino final da documentação em sede de portaria de gestão de documentos e sobre propostas de conservação e eliminação de documentos.

17. Como se expressa a avaliação arquivística?

A avaliação arquivística pode estar expressa em dois tipos de instrumentos:

  • Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88, para a avaliação da documentação corrente da entidade.
  • Relatório de avaliação – dispositivo destinado a avaliações extraordinárias: documentação acumulada, séries documentais não contempladas em portaria de gestão de documentos ou produzidas em contexto diferenciado, documentação produzida por organismos extintos.



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Portarias de gestão de documentos

18. Qual o fundamento legal para a elaboração de Portarias de gestão de documentos?

19. O que é uma Portaria de gestão de documentos?

20. O que é um Regulamento de gestão de documentos?

21. O que é uma Tabela de seleção de documentos?

22. O que é o prazo de conservação administrativa dos documentos?

23. A Tabela de seleção de documentos da Portaria de gestão de documentos deverá conter um campo para a fase ativa e outro para a fase semiativa do ciclo de vida da documentação?

24. Que documentos devo apresentar para a obtenção de um parecer sobre um projeto de Portaria de gestão de documentos?

25. Como elaborar uma Portaria de gestão de documentos?

26. Quais as etapas para a aprovação de uma Portaria de gestão de documentos?

27. Se utilizar a Tabela de seleção das Funções-Meio disponibilizada pela DGLAB, necessito de uma portaria de gestão de documentos?

28. Posso aplicar a Portaria de gestão de documentos de uma instituição que seja semelhante à minha instituição?

29. Em que circunstância deve ser revista uma Portaria de gestão de documentos?

30. Como proceder relativamente a Portarias de gestão de documentos que deixaram de estar em vigor?

31. Existe uma Portaria tranversal para o meu organismo, mas não nos revemos nela. Podemos fazer uma específica para o nosso organismo?

32. É possível uma Portaria de gestão documental abranger um ministério?

33. É necessário elaborar um Plano de preservação digital no âmbito de um projeto de Portaria de gestão de documentos?

34. É necessário elaborar uma Tabela de seleção de documentos se pretendo ter um Plano de preservação digital?

35. A Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, Regulamento Arquivístico das Autarquias Locais, também se aplica aos arquivos dos serviços municipalizados?

36. A quem compete a aplicação da Portaria de gestão de documentos?

37. Como aplicar a Portaria de gestão de documentos?

38. Posso aplicar retroactivamente uma Portaria de gestão de documentos?

39. Se o meu organismo, no âmbito de um processo de reestruturação, mudar apenas a denominação ou a estrutura orgânica, mantendo as mesmas funções, posso continuar a eliminar documentação ao abrigo da Portaria de gestão de documentos existente?

40. Se no âmbito de um processo de reestruturação um organismo perder funções, como devo proceder para eliminar a documentação produzida no âmbito dessas funções?

41. Se no âmbito de um processo de reestruturação forem atribuídas novas funções ao meu organismo, como devo proceder para eliminar documentação relativa às novas funções?

42. Em caso de fusão de dois ou mais organismos em que todos dispõem de portaria de gestão de documentos, qual é que devo utilizar?

43. Em caso de fusão de dois ou mais organismos em que um ou mais organismos não dispõem de Portaria de gestão de documentos, como devo proceder?

44. O que devo fazer se o meu serviço for fundido/extinto e as suas funções não tiverem continuidade?

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18. Qual o fundamento legal para a elaboração de Portarias de gestão de documentos?

As Portarias de gestão de documentos (PGD`s) são produzidas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

19. O que é uma Portaria de gestão de documentos?

Uma Portaria de gestão de documentos é um diploma legal, aprovado conjuntamente pelo  Secretário de Estado da Cultura e pelo Ministro que tutela a entidade, publicado em Diário da República, que formaliza as decisões de avaliação arquivística e autoriza eliminações de documentos/informação. É constituída por um preâmbulo e por um regulamento de gestão de documentos, com anexos (tabela de seleção de documentos e modelos de auto de entrega, guia de remessa e auto de eliminação).

20. O que é um Regulamento de gestão de documentos?

É um documentos normativo de suporte à gestão dos documentos das entidades no qual são fixadas as responsabilidades, competências e modo de funcionamento do serviço de arquivo no que concerne à classificação, avaliação, seleção, eliminação e transferência de documentos. Especifica as condições das remessas de documentos, as formalidades dos processos de eliminação, as condições de acessibilidade e comunicabilidade da documentação, as formalidades dos processos de substituição de suporte e a periodicidade de revisão da tabela de seleção de documentos.

21. O que é uma Tabela de seleção de documentos?

Uma tabela de seleção é o anexo que contem a estrutura de classificação, identifica os documentos produzidos (série/subsérie), o seu âmbito e conteúdo, define os seus prazos de conservação administrativa e determina o seu destino final (conservação ou eliminação). Pode ser parte de um regulamento constante de uma Portaria de gestão de documentos ou de um relatório de avaliação.

22. O que é o prazo de conservação administrativa dos documentos?

O prazo de conservação administrativa corresponde a um período de tempo fixado pela entidade produtora, geralmente de acordo com imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, durante o qual a documentação permanece sob responsabilidade do serviço produtor, no serviço de arquivo corrente ou noutro depósito de arquivo (serviço de arquivo intermédio, em regime de externalização ou outro) de acordo com a maior ou menor frequência de utilização da mesma e as disponibilidades logísticas do organismo.

23. A Tabela de seleção de documentos da Portaria de gestão de documentos deverá conter um campo para a fase ativa e outro para a fase semiativa do ciclo de vida da documentação?

A subdivisão em fase ativa e fase semiativa é uma decisão operativa. Visa auxiliar a aplicação do prazo de conservação administrativa, dispondo sobre o período que a documentação/informação deve permanecer junto do serviço produtor (depois de encerrado o caso) ou em linha (para a documentação eletrónica) e sobre o período que ainda deve ser conservado para efeitos administrativos, tradicionalmente em arquivo intermédio.
Caso a entidade não adote este modelo de gestão documental ou não disponha de arquivo intermédio ou de outra infraestrutura arquivística diferenciada deve utilizar um único campo para o prazo de conservação administrativa.

24. Que documentos devo apresentar para a obtenção de um parecer sobre um projeto de Portaria de gestão de documentos?

O projeto de Portaria de gestão de documentos, constituída por preâmbulo, regulamento e anexos, deve ser acompanhado de um instrumento justificativo das propostas de prazos de conservação administrativa e destino final, de modo a que a DGARQ se possa manifestar sobre os mesmos.
Para este efeito a DGLAB disponibiliza um modelo de Folha de Recolha de Dados (FRD) em ficheiro Excel, composto por quatro (4) folhas: 1- Instruções; 2- FRD_Funções_Séries – contempla a descrição das funções que originaram a produção documental (suporte do esquema de classificação), descrição da documentação e justificativos para a tomada de decisão sobre a sua conservação/eliminação; 3- FRD_Produtores – permite o cruzamento entre a documentação produzida e as unidades orgânicas produtoras e 4- Tabela de seleção de documentos – produzida automaticamente a partir da informação introduzida na FRD_ Funções_Séries.

25. Como elaborar uma Portaria de gestão de documentos?

O projeto de Portaria de gestão de documentos, nos termos da NP 4438:2005, deve estar integrado com as demais funções arquivísticas.

A produção da tabela de seleção de documentos deve tomar em consideração os seguintes aspetos:

  • investigação preliminar (estudo do contexto da produção documental; caracterização do sistema de arquivo);
  • análise funcional;
  • preenchimento das folhas de recolha de dados (FRD’s) com os elementos relativos à organização e caracterização da documentação, bem como justificativos das propostas de conservação/eliminação apresentadas (prazos de conservação e destino final).

A entidade deve apresentar o preâmbulo da Portaria, o projeto de regulamento, a tabela de seleção e modelos de aplicação da tabela de seleção (auto de entrega, guia de remessa, auto de eliminação).

A DGLAB disponibiliza um serviço de apoio à elaboração das PGD´s (cf. ponto relativo às consultorias) e orientações para a elaboração deste instrumento em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/Orientacoes-avaliacao-V1.0a1.pdf.

26. Quais as etapas para a aprovação de uma Portaria de gestão de documentos?

A submissão a parecer da DGLAB pode ser efetuada de duas formas:

  • 1. Remessa prévia à DGLAB– a entidade submete o projeto, geralmente no âmbito de um processo de apoio ou como forma de validação à apreciação prévia da DGARQ. Neste caso, a DGLABemite uma informação prévia com validade de um ano. Posteriormente, o projeto é remetido pela entidade ao Ministro da Tutela para aprovação conjunta com o Secretário de Estado da Cultura (procedendo-se a aprovação nos termos descritos no ponto seguinte).
  • 2. Remessa através de Gabinete ministerial – a entidade submete o projeto ao Ministro da tutela, que o remete para o Secretário de Estado da Cultura, sendo então solicitado o parecer da DGLAB. Se o projeto tiver sido validado anteriormente, a resposta da DGLAB é automática; caso contrário, é iniciado o processo de aferição dos elementos fornecidos.

Após o parecer positivo da DGLAB, o Secretário de Estado da Cultura procede à assinatura do projeto, devolvendo-o ao Ministro da tutela, que por sua vez o remete à entidade para publicação no Diário da República.

Em caso de parecer negativo o projeto é devolvido ao Ministro da tutela para alteração.

27. Se utilizar a Tabela de seleção das Funções-Meio disponibilizada pela DGLAB, necessito de uma portaria de gestão de documentos?

A Tabela de seleção das Funções-Meio constitui um instrumento orientador para os serviços produtores. Foi produzida com o objetivo de permitir a rentabilização e eficácia dos processos de elaboração de portarias de gestão de documentos. Todavia, não abrange as séries documentais relativas às funções específicas dos organismos (funções-fim) e encontra-se desatualizada, fruto das alterações de âmbito estrutural das funções que cobre e de alterações metodológicas. Os serviços produtores continuam a ter de dispor, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, de portaria publicada em Diário da República.

28. Posso aplicar a Portaria de gestão de documentos de uma instituição que seja semelhante à minha instituição?

As Portarias de gestão documental podem ser elaboradas especificamente para uma entidade, para um conjunto de entidades da mesma tipologia (ex.: escolas), ou para um ministério.

Caso não se enquadre em nenhuma destas situações não pode aplicar uma PGD ainda que de uma instituição semelhante. A tabela de seleção de documentos de uma Portaria de gestão de documentos reflete um contexto funcional específico. Tem por base as funções atribuídas a essa organização para dar cumprimento aos fins para que foi criada, às atividades realizadas no desempenho de cada função e às ações que as concretizam, sendo o destino final da documentação traçado em razão desses relacionamentos e da forma como se materializam.

29. Em que circunstância deve ser revista uma Portaria de gestão de documentos?

Uma Portaria de gestão de documentos deve ser submetida a revisões periódicas de acordo com o estipulado no Regulamento de gestão de documentos ou sempre que se verifiquem alterações substanciais ao nível da produção documental (novas séries documentais) ou dos elementos justificativos das decisões de avaliação (alterações ao nível do contexto funcional, legal ou administrativo; da organização da documentação; do relacionamento entre séries documentais). As Portarias de gestão de documentos podem ser complementadas por adendas.

30. Como proceder relativamente a Portarias de gestão de documentos que deixaram de estar em vigor?

Com a publicação de uma nova Portaria de gestão de documentos a anterior é revogada (exceto se o novo diploma dispuser de outra forma).

Caso, posteriormente, surja documentação do período a que a portaria revogada diz respeito e se essa documentação ou o seu âmbito cronológico não estiverem contemplados na nova portaria deve ser produzido um relatório de avaliação.

31. Existe uma Portaria transversal para o meu organismo, mas não nos revemos nela. Podemos fazer uma específica para o nosso organismo?

Não. As portarias transversais destinam-se ao universo elencado no respetivo Regulamento Todavia, as Portarias devem ser revistas quando se manifestarem desadequadas. A intenção de revisão deve partir do organismo(s) produtor(es) da documentação.

32. É possível uma Portaria de gestão documental abranger um ministério?

Sim. As Portarias de gestão documental podem ser elaboradas especificamente para uma entidade, para um conjunto de entidades da mesma tipologia (ex.: escolas) ou para um ministério. Em principio e decorrente do enquadramento do Programa de reestruturação do Adminsitração Central do Estado (PRACE) o processo de elaboração tem sido liderado pela Secretaria-Geral do respetivo Ministério.

33. É necessário elaborar um Plano de preservação digital no âmbito de um projeto de Portaria de gestão de documentos?

A elaboração do Plano de preservação digital aplica-se aos organismos que produzam documentação/informação em formato digital e tenham necessidade de a manter por um prazo de conservação superior a 7 anos e/ou se o seu destino final for de conservação permanente.

34. É necessário elaborar uma Tabela de seleção de documentos se pretendo ter um Plano de preservação digital?

A Tabela de seleção de documentos é uma ferramenta essencial na elaboração de um Plano de preservação digital (PPD) pois fixa prazos de conservação administrativa e destinos final, tornando possível circunscrever os sistemas de informação abrangidos pelo PPD.

35. A Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, Regulamento Arquivístico das Autarquias Locais, também se aplica aos arquivos dos serviços municipalizados?

A Portaria n.º 412/2001 aplica-se a todo o universo das autarquias locais, incluindo os serviços municipalizados e empresas municipais, na medida em que os mesmos são criados para prosseguir fins de interesse público cujo objeto se contenha no âmbito das respetivas atribuições e competências da autarquia local.

36. A quem compete a aplicação da Portaria de gestão de documentos?

Deve ser estipulada no Regulamento de gestão de documentos a unidade competente para a aplicação da Portaria. Na ausência de responsabilização formal, a aplicação deve competir à área funcional de arquivo ou com competências dirigidas à gestão de documentos. Se não existir nenhuma unidade com este perfil, cabe a cada unidade orgânica respeitar as normas estabelecidas no Regulamento que lhe sejam aplicáveis.

37. Como aplicar a Portaria de gestão de documentos?

A Portaria de gestão de documentos pode ser aplicada no âmbito das seguintes funções: classificação dos documentos, seleção para transferência ou eliminação findo os prazos de conservação administrativa, substituição de suporte, mediante autorização.

38. Posso aplicar retroactivamente uma Portaria de gestão de documentos?

A publicação de uma Portaria de gestão de documentos não valida atos de eliminação praticados anteriormente.

A eliminação de documentos com data de produção anterior à publicação da Portaria de gestão de documentos não configura uma situação de retroatividade pois a Portaria é aplicada a “relações já constituídas, que subsistem à data da sua entrada em vigor” (art. 12.º, n.º 2 do Código Civil).

Os novos modelos de Folha de recolha de dados (FRD) para a elaboração de PGD`s já preveem um campo para definição da data de aplicação.

Todavia, é importante salientar que aquando da seleção deve ser aferido se o contexto funcional e sua materialização (séries documentais) se mantêm idênticos, garantindo que as relações entre séries, declaradas nas FRD´s aprovadas, se mantêm. Este escrutínio deve ser aplicado para o presente e para o futuro, pois o contexto funcional plasmado na Portaria pode ser alterado futuramente.

Sempre que a antiguidade das datas ou o tempo decorrido após a publicação da portaria possa suscitar dúvidas sobre a pertinência da eliminação, a DGLAB reserva-se o direito de obter todos os esclarecimentos considerados necessários sobre o assunto (cf. DGARQ SUB_AT_10_I/000056).

39. Se o meu organismo, no âmbito de um processo de reestruturação, mudar apenas a denominação ou a estrutura orgânica, mantendo as mesmas funções, posso continuar a eliminar documentação ao abrigo da Portaria de gestão de documentos existente?

Sim, se os elementos justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantiverem idênticos.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres da anterior.

40. Se no âmbito de um processo de reestruturação um organismo perder funções, como devo proceder para eliminar a documentação produzida no âmbito dessas funções?

1. Se o organismo reestruturado detinha PGD, a documentação remanescente produzida no âmbito da função perdida pode ser eliminada ao abrigo desse instrumento, desde que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantenham.
2. Se o organismo reestruturado não detinha PGD, para poder eliminar a documentação dessa função, deve produzir um relatório de avaliação.

41. Se no âmbito de um processo de reestruturação forem atribuídas novas funções ao meu organismo, como devo proceder para eliminar documentação relativa às novas funções?

É aconselhável a elaboração de uma nova Portaria de gestão de documentos para o novo organismo. Todavia, enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode proceder de duas formas distintas:
1. Se as funções herdadas procedem de um organismo com PGD pode eliminar documentação de uma função ao abrigo da Portaria de gestão de documentos do organismo onde essa função era exercida, desde que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantenham.
2. Se as funções herdadas procedem de um organismo sem PGD, enquanto não for produzida nova PGD ou elaborado um relatório de avaliação para as massas acumuladas, não pode eliminar a documentação dessa função.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres da(s) anterior(es).

42. Em caso de fusão de dois ou mais organismos em que todos dispõem de portaria de gestão de documentos, qual é que devo utilizar?

É aconselhável a elaboração de uma nova Portaria de gestão de documentos para o novo organismo. Todavia, enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode eliminar documentação de uma função ao abrigo da Portaria de gestão de documentos do organismo onde essa função era exercida. Para as séries de áreas comuns aos organismos fundidos/extintos (contabilidade, recursos humanos, aprovisionamento, economato, etc.) aplicar-se-ão os prazos mais extensos e os destinos finais que melhor salvaguardem a documentação. Para a efetivação da ação de eliminação deve ser assegurado que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantêm no novo organismo.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres das anteriores.

43. Em caso de fusão de dois ou mais organismos em que um ou mais organismos não dispõem de Portaria de gestão de documentos, como devo proceder?

É aconselhável a elaboração de uma nova Portaria de gestão de documentos para o novo organismo.
Enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode eliminar documentação das funções anteriormente exercidas pelo(s) organismo(s) que detinha(m) Portaria de gestão de documentos. Para a efetivação da ação de eliminação deve ser assegurado que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantêm no novo organismo.
Enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode ainda eliminar documentação relativa às funções comuns (contabilidade, recursos humanos, aprovisionamento, economato, etc.) ao abrigo da(s) Portaria(s) de gestão de documentos do(s) organismo(s) que a(s) detinha(m). Para a efetivação da ação de eliminação deve ser assegurado que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantêm no novo organismo.
Contudo, não pode ser utilizada a PGD de um organismo para eliminar documentação produzida por outro organismo até ao momento da fusão, ou seja, da aprovação da nova lei orgânica, devendo, para estes casos, ser efetuado um relatório de avaliação.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres das anteriores.

44. O que devo fazer se o meu serviço for fundido/extinto e as suas funções não tiverem continuidade?

Pode-se estar perante duas situações distintas:
1. Se o organismo fundido/extinto detinha PGD deve ser aplicado esse instrumento, desde que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantenham.
2. Se o organismo fundido/extinto não detinha PGD deve produzir um relatório de avaliação.



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Relatório de avaliação

45. O que é um Relatório de avaliação?

46. O que deve constar do Relatório de avaliação?

47. Quais as etapas para a elaboração e aprovação de um relatório de avaliação?

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45. O que é um Relatório de avaliação?

O Relatório de avaliação é um dispositivo que visa a determinação do valor arquivístico da documentação acumulada ou não contemplada em Portaria de gestão de documentos, tendo em vista a fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação.

46. O que deve constar do Relatório de avaliação?

Deve constar do Relatório de avaliação: 1. Descrição dos objetivos; 2. Metodologia de trabalho utilizada; 3. Contextualização do universo documental avaliado (caracterização orgânico-funcional, caracterização do sistema de arquivo, história custodial/arquivística); 4. Proposta de tabela de seleção de documentos que consigne e sintetize as disposições emergentes da avaliação efetuada; 5. Modelos de auto de entrega, de guia de remessa e de auto de eliminação; 6. Plano de intervenção sobre a documentação de conservação permanente. Deve conter em anexo as folhas de recolha de dados aplicáveis; legislação, planos de classificação ou outros instrumentos de descrição relativos à documentação avaliado.

47. Quais as etapas para a elaboração e aprovação de um relatório de avaliação?

A produção e aprovação de um relatório de avaliação implicam as seguintes etapas:

  • Definição da metodologia de trabalho e, preferencialmente, constituição de uma equipa de projeto.
  • Investigação preliminar (estudo do contexto da produção documental; caracterização do sistema arquivístico e da história custodial e arquivística).
  • Preenchimento das folhas de recolha de dados (FRD’s) com os elementos relativos à organização e caracterização da documentação, bem como justificativos das propostas de conservação/eliminação apresentadas (prazos de conservação e destino final).
  • Preparação do relatório de avaliação para submissão a parecer da DGLAB.
  • Apreciação da DGLAB com emissão de parecer vinculativo (Portaria nº 372/2007, 30 de Março).
  • Aplicação da decisão pela entidade

A DGLAB disponibiliza orientações para a elaboração deste instrumento em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/Orientacoes-avaliacao-V1.0a1.pdf



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ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

48. Como posso eliminar documentos de arquivo?

49. Posso eliminar documentação não avaliada?

50. A minha instituição possui Portaria de gestão de documentos. Como posso eliminar documentação que não está contemplada na tabela de seleção de documentos?

51. Posso eliminar documentos originais de conservação permanente?

52. A digitalização permite eliminar documentos originais em suporte papel?

53. Posso eliminar os documentos em papel quando o original é nado-eletrónico?

54. Como formalizo um ato de eliminação?

55. A formalização do ato de eliminação aplica-se à documentação eletrónica?

56. Em que circunstâncias o Auto de eliminação não é aceite pela DGLAB?

57. Como proceder, no momento de preencher o Auto de eliminação, quando a série documental tem um título diferente do título que consta na Tabela de seleção da Portaria de gestão de documentos?

58. Qual o modelo de Auto de eliminação que devo utilizar?

59. A quem compete determinar o processo de eliminação de documentação?

60. Qual o melhor processo de eliminação?

61. Como efetuar o planeamento das remessas e/ou eliminações de documentos?

62. Que critérios devo ter em conta quanto à periodicidade das remessas e/ou eliminações?

63. Posso conservar documentação cujo destino final, estabelecido na Tabela de seleção, é a eliminação?

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48. Como posso eliminar documentos de arquivo?

A eliminação legal de documentos de arquivo deve ser antecedida de uma avaliação. O resultado desta avaliação pode estar expresso em dois tipos de instrumentos:

  • Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88, para a avaliação da documentação corrente da entidade;
  • Relatório de avaliação – dispositivo destinado a avaliações extraordinárias: documentação acumulada, séries documentais não contempladas em portaria de gestão de documentos ou produzidas em contexto diferenciado, documentação produzida por organismos extintos.

(Cf. o ponto sobre Avaliação arquivística)

49. Posso eliminar documentação não avaliada?

Não. A eliminação legal de documentos de arquivo deve ser antecedida de uma avaliação sujeita a parecer/ autorização da DGLAB nos termos da alínea m) do art. 2.º da Portaria n.º 372/2007.

Pode eliminar livremente cópias de conveniência, desde que os originais permaneçam.

50. A minha instituição possui Portaria de gestão de documentos. Como posso eliminar documentação que não está contemplada na tabela de seleção de documentos?

A autorização para a eliminação circunscreve-se à documentação prevista na tabela de seleção da Portaria de gestão de documentos. A eliminação de outras séries documentais carece de autorização específica. Para esse efeito, será necessário solicitar à DGLAB autorização para uma eliminação extraordinária da documentação

(Cf. o ponto sobre Autorização de substituição de suporte).

51. Posso eliminar documentos originais de conservação permanente?

Sim, a eliminação de documentos originais pode ser efetuada, desde que antecedida de um processo de autorização de substituição de suporte e após fiscalização do processo pela DGLAB

(Cf. o ponto sobre Autorização de substituição de suporte).

52. A digitalização permite eliminar documentos originais em suporte papel?

De acordo com o atual enquadramento legal as cópias de documentos eletrónicos são válidas e eficazes nos termos gerais de direito e têm a força probatória atribuída às cópias fotográficas pelo n.º 2 do art. 387.º do Código Civil. Apenas as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.

Nestas circunstâncias, a DGLAB, no âmbito das suas funções de regulação aplicadas à documentação de conservação permanente, não autoriza pedidos de substituição de suporte, se a justificação para a conservação permanente derivar do valor probatório. Caso a justificação derive do valor informativo, a DGLAB pode autorizar o pedido, desde que seja aplicado um plano de preservação digital.

53. Posso eliminar os documentos em papel quando o original é nado-eletrónico?

Sim, se o original for o documento nado-electónico (as decisões de avaliação aplicam-se ao original) e se o produto impresso não for um output contemplado na tabela de seleção como série autónoma.

De acordo com o Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, n.º 2 do art. 3.º, “Quando lhe seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada, o documento eletrónico com o conteúdo referido no número anterior tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do art. 376.º do Código Civil.”

Todavia, é de realçar que a lei apenas confere força probatória de documento particular assinado e que a assinatura digital tem um prazo de validade.

54. Como formalizo um ato de eliminação?

O ato de eliminação é formalizado através de auto de eliminação. Deve ser remetido à DGLAB, exceto se o regulamento da portaria de gestão de documentos previr outro procedimento. O auto de eliminação faz prova de abate patrimonial.

55. A formalização do ato de eliminação aplica-se à documentação eletrónica?

Sim, a eliminação de documentação/informação eletrónica também deve ser objeto de formalização. A função de eliminação deve estar prevista nos Sistemas eletrónicos de gestão de arquivo (SEGA), bem como para os demais Sistemas de informação, e submetida a rotinas de auditoria.

56. Em que circunstâncias o Auto de eliminação não é aceite pela DGLAB?

É solicitado ao organismo a retificação do Auto de eliminação em caso de ausência de informação (campos por preencher) ou de incorreção no preenchimento.

57. Como proceder, no momento de preencher o Auto de eliminação, quando a série documental tem um título diferente do título que consta na Tabela de seleção da Portaria de gestão de documentos?

Nesta circunstância certifique-se que se encontra perante a mesma série. Em caso afirmativo, indique a referência e o título constante na Tabela de seleção, bem como o título atual.

58. Qual o modelo de Auto de eliminação que devo utilizar?

O modelo de Auto de eliminação a utilizar é o constante na Portaria de gestão de documentos ou, no caso de eliminações extraordinárias, no Relatório de avaliação.

59. A quem compete determinar o processo de eliminação de documentação?

A determinação do processo de eliminação de documentos compete ao organismo produtor ou detentor da documentação, de acordo com o estipulado no instrumento de avaliação. Deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

60. Qual o melhor processo de eliminação?

O processo de eliminação dos documentos deve atender a critérios de confidencialidade (garantindo a impossibilidade de leitura ou reconstituição dos dados) e pautar-se pela racionalidade de meios e custos.

A trituração e a maceração são os processos mais indicados para os documentos em suporte papel.

61. Como efetuar o planeamento das remessas e/ou eliminações de documentos?

Para um planeamento eficaz das remessas e eliminações, de modo a permitir uma aplicação sistematizada da tabela de seleção, deve ser elaborado um plano anual de identificação da documentação a transferir e/ou a eliminar, contemplando a unidade orgânica produtora, metragem e calendarização.

É aconselhável um plano equilibrado, flexível e realista.

Deve permitir ao serviço saber, sem necessidade de estar a consultar sistematicamente a tabela de seleção, quais as séries documentais que no decurso do ano podem ser eliminadas ou transferidas, quando e como se processarão essas operações, qual a localização e metragem da documentação.

62. Que critérios devo ter em conta quanto à periodicidade das remessas e/ou eliminações?

A periodicidade das remessas e/ou eliminações deverá ter em conta os objetivos que se pretendem atingir, o rápido crescimento de algumas séries documentais em detrimento de outras, a necessidade de espaço físico livre em arquivo corrente e os recursos disponíveis e possíveis para a realização das tarefas de transferência e de eliminação.

63. Posso conservar documentação cujo destino final, estabelecido na Tabela de seleção, é a eliminação?

Sim, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, global ou parcialmente, as séries documentais desde que justifiquem essa necessidade e desde que não prejudique o regular funcionamento dos serviços.



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TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

64. Como formalizo um ato de transferência de documentos?

65. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte papel?

66. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte eletrónico?

67. Como contar os prazos de conservação administrativa?



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64. Como formalizo um ato de transferência de documentos?

Deve ser elaborado um auto de entrega que formalize o ato, nos termos previstos no Regulamento de gestão de documentos, e uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação enviada, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo, quando realizada sob suporte papel, ou sob outras formas de validação aceites para os documentos eletrónicos.

65. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte papel?

Aquando da remessa os documentos devem encontrar-se organizados e classificados. Os documentos devem ser enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados; devem ser acondicionados em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas; devem retirar-se todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clipes.

66. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte eletrónico?

No caso dos documentos em suporte eletrónico deve ser aplicado o disposto no respetivo plano de preservação digital.

67. Como contar os prazos de conservação administrativa?

Os prazos de conservação administrativa podem ser contados a partir de:

  • data de encerramento do processo (data em que o documento representativo da última ação é incluído no processo);
  • data do documento (aplicável, por ex. a coleções);
  • data em que o documento deixou de estar em vigor (aplicável, por ex., a diplomas jurídico-administrativos, a documentação de procedimentos, entre outros);
  • data registada num campo determinado (ex. data de encerramento de processo);
  • data de captura dos dados no sistema;
  • data de desativação do sistema (opção preferencial quando a exploração e/ou consulta incide sobre a totalidade dos dados);
  • outra, de acordo com o indicado na Folha de recolha de dados.



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TRANSFERÊNCIA/SUBSTITUIÇÃO DE SUPORTE

68. Posso fazer transferência/substituição de suporte da documentação?

69. Que requisitos são necessários para que a DGLAB se possa pronunciar e dar a respetiva autorização de substituição de suporte?

70. Posso eliminar documentos de conservação permanente após terem sido microfilmados ou digitalizados?

71. Os documentos microfilmados têm a força probatória do original?

72. Que requisitos técnicos são necessários num processo de substituição de suporte de documentação permanente por microfilmagem?

73. Posso digitalizar documentos de arquivo com vista à eliminação dos originais analógicos?

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68. Posso fazer transferência/substituição de suporte da documentação?

Sim. A substituição de suporte de séries documentais pode ser realizada após a autorização da DGLAB, nos termos do n.º 2 do art. 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho e do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. Esta autorização reporta-se a séries documentais de conservação permanente. Para séries documentais cujo destino final seja a eliminação, a DGLAB apenas procede a aconselhamento.

69. Que requisitos são necessários para que a DGLAB se possa pronunciar e dar a respetiva autorização de substituição de suporte?

A DGLAB para emissão de autorização de substituição de suporte de documentação de conservação permanente, nos termos do n.º 2 do art. 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, necessita que lhe seja fornecida informação detalhada sobre o processo de substituição de suporte a utilizar (digitalização, microfilmagem, combinação dos dois sistemas), incluindo a descrição dos procedimentos de preservação (Plano de preservação digital e/ou Manual de microfilmagem com adoção das normas ISO).

70. Posso eliminar documentos de conservação permanente após terem sido microfilmados ou digitalizados?

Os documentos de conservação permanente microfilmados, digitalizados ou reproduzidos sob qualquer outra forma devem ser preservados até ser emitida autorização de eliminação.
A DGLAB, no âmbito da sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de receber e analisar as fichas técnicas de controlo de qualidade dos microfilmes produzidos e de realizar testes de qualidade por amostragem aos filmes executados, antes de emitir a autorização de eliminação.

71. Os documentos microfilmados têm a força probatória do original?

Sim, nos termos do disposto no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.

72. Que requisitos técnicos são necessários num processo de substituição de suporte de documentação permanente por microfilmagem?

A microfilmagem tem que ser feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação. Tem que ser produzida uma matriz (negativa de sais de prata – 1ª geração) e um duplicado da matriz, independente da sua forma, que servirá de consulta. Os microfilmes não podem apresentar cortes ou emendas, nem apresentar ranhuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. Deverão conter termos de abertura e encerramento onde conste a assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e assinatura da entidade responsável pela execução do microfilme, descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO. De todos os filmes deverá ser elaborada uma Ficha de Controlo de Qualidade, ótico, físico e químico. Os filmes, quer matrizes quer duplicados, deverão ser acondicionados e armazenados em espaços próprios com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.

73. Posso digitalizar documentos de arquivo com vista à eliminação dos originais analógicos?

A digitalização é admissível desde que seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada a cada documento individual. Todavia, não é aconselhável como substituição de documentos de valor probatório cujo prazo de conservação exceda os 7 anos, porque:

  • 1. A assinatura digital confere autenticação (processos externos que se aplicam para assegurar, garantir, reforçar a sua autenticidade), mas não autenticidade (qualidade do documento ser autêntico).
  • 2. A assinatura digital está pensada para autenticação imediata, mas não a médio/longo prazo (7 anos).
  • 3. A assinatura digital combina a obsolescência do documento original com a obsolescência da assinatura digital. Assim, a assinatura só valida a autenticidade do documento se não for alterado, mas para ser preservado no tempo tem de sofrer alterações (migração, emulação, etc.) que impedem a validação.
  • 4. O Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, não confere a um documento assinado por assinatura eletrónica qualificada mais que valor probatório equivalente a documento particular autenticado e não a documento autêntico.
  • 5. Apenas as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.



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PRESERVAÇÃO DIGITAL

74. O que é um plano de preservação digital?

75. Quais os principais fatores que influenciam a definição de estratégias de preservação digital?

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74. O que é um plano de preservação digital?

É um documento estratégico que contém políticas e procedimentos orientados para a constituição de uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar de forma continuada os documentos de arquivo eletrónicos mantendo as suas propriedades de autenticidade e integridade e garantindo o seu acesso ao longo do tempo. Para mais informações consulte http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2014/02/Recomend_producao_PPD_V2.1.pdf.

75. Quais os principais fatores que influenciam a definição de estratégias de preservação digital?

Os principais fatores são o tempo, isto é, durante quanto tempo é necessário garantir a utilização, e a finalidade, isto é, para quê ou de que forma a entidade produtora perspetiva utilizar a informação. É a partir da conjugação tempo (prazo de conservação administrativa) e finalidade (natureza da utilização) que se pode definir a melhor estratégia preservação. Para mais informações consulte http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2014/02/Recomend_producao_PPD_V2.1.pdf.



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CONSULTORIA

76. Como posso solicitar um pedido de consultoria?

77. O meu pedido de consultoria pode ter preferência?

78. Posso solicitar apoio técnico no âmbito da gestão de documentos de arquivo para um arquivo privado?

79. Os serviços de consultoria são pagos?

80. Como é calculado o valor dos serviços de consultoria?

81. Quais as despesas suportadas pela entidade solicitante?

82. Como é formalizado o pedido de consultoria?

83. Quais as etapas de um processo de consultoria?

84. Como é elaborado o cronograma do projeto?

85. É possível fazer uma adenda ao Acordo de Colaboração?

86. Como é efetuado o controlo de qualidade ao serviço de consultoria prestado?

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76. Como posso solicitar um pedido de consultoria?

O pedido de consultoria deverá ser solicitado por escrito à DGLAB. Os pedidos de apoio técnico direcionados para os serviços centrais são analisados nos termos constantes do Despacho SUB_AT_09_I/000044, de 23 de junho de 2009, e do Despacho SUB_AT_12_I/000021, de 22/03/2012. No caso da Administração Central do Estado, o pedido de consultoria apenas será considerado caso se constate o envolvimento formal e efetivo por parte da Secretaria-Geral do Ministério a que pertence a entidade solicitante.

77. O meu pedido de consultoria pode ter preferência?

Nos serviços centrais da DGLAB é dada preferência aos pedidos com mais de uma valência de apoio técnico e/ou cuja aplicação seja transversal dentro do Ministério a que diga respeito ou interministerial, nos termos constantes do DespachoSUB_AT_09_I/000044, de 23 de Junho de 2009, e do Despacho SUB_AT_12_I/000021, de 22/03/2012.

78. Posso solicitar apoio técnico no âmbito da gestão de documentos de arquivo para um arquivo privado?

Sim, segundo o n.º 2 do art. 2.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, que define o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, compete ao Estado promover a inventariação do património arquivístico e apoiar a organização dos arquivos, qualquer que seja a sua natureza, e segundo o Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de Março, alínea a) do n.º 3 do art. 2.º é atribuição da DGLAB assegurar a execução da política arquivística nacional e o cumprimento das obrigações do Estado no domínio do património arquivístico e da gestão de documentos de arquivos em qualquer forma ou suporte e em todo o território nacional.

79. Os serviços de consultoria são pagos?

De acordo com o proposto no modelo de Acordo de Colaboração, os serviços de consultoria prestados pela DGLAB não são pagos desde que se atinjam os objetivos fixados nos prazos estabelecidos.

Em caso de não cumprimento das obrigações por parte da entidade ou se a conclusão do projeto ultrapassar o prazo estipulado no Acordo de colaboração por motivos imputáveis à entidade ou, ainda, quando se verifique o abandono do projeto sem que os objetivos tenham sido cumpridos, os serviços prestados pela DGARQ são pagos.

80. Como é calculado o valor dos serviços de consultoria?

O valor dos serviços prestados pela DGLAB é resultante da aplicação da Tabela de Preços da DGLAB é aplicado em caso de incumprimento do estabelecido no Acordo de colaboração.

81. Quais as despesas suportadas pela entidade solicitante?

A entidade deve, quando tal for justificado, assegurar as despesas de deslocação e estadia dos técnicos da DGLAB, em termos a definir em cláusula do Acordo de colaboração.

82. Como é formalizado o pedido de consultoria?

Após ter sido aceite o pedido, o processo de consultoria é formalizado através da assinatura do Acordo de colaboração.

83. Quais as etapas de um processo de consultoria?

  • 1. Formalização do pedido através de ofício dirigido ao Diretor-Geral da DGLAB.
  • 2. Apreciação do pedido. Caso seja recusado, a justificação da decisão será comunicada através de ofício à entidade solicitante.
  • 3. Nomeação de um interlocutor, que representará o organismo nas reuniões técnicas a realizar na DGLAB.
  • 4. Reunião inicial do projeto para preparação do Acordo de Colaboração e do cronograma.
  • 5. Assinatura de um Acordo de Colaboração entre a entidade e a DGLAB.
  • 6. Ações de sensibilização/formação para transmissão da metodologia.
  • 7. Fornecimento de orientações técnicas ajustadas às necessidades da entidade.
  • 8. Acompanhamento das diversas fases de trabalho.
  • 9. Ações de controlo, ajustamento e revisão.
  • 10. Apresentação de relatório final.
  • 11. Envio à entidade da Ficha de avaliação de consultorias.

84. Como é elaborado o cronograma do projeto?

O cronograma do projeto deve ter em conta os objetivos, os produtos a alcançar, a dimensão e complexidade do organismo, o volume e nível de organização da documentação, a quantidade e perfil dos meios humanos a afetar ao projeto. Assinala obrigatoriamente as etapas do projeto, os produtos previstos, a responsabilidade de cada entidade.

85. É possível fazer uma adenda ao Acordo de Colaboração?

Pode ser efetuada uma adenda ao Acordo de colaboração para alteração de objetivos ou de prazos.

86. Como é efetuado o controlo de qualidade ao serviço de consultoria prestado?

Após a emissão do parecer técnico final é solicitada à entidade uma Ficha de avaliação de consultoria.

Destina-se a avaliar a ação de assessoria realizada pelo DGLAB sob o ponto de vista da eficácia e eficiência da assessoria, ou seja, determinar até que ponto ela foi conduzida de acordo com os objetivos que se pretendiam alcançar; no sentido de determinar se as respostas dadas e a atuação foram competentes, rápidas e ajustadas.



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DOCUMENTO DE ARQUIVO ELETRÓNICO

87. O documento de arquivo eletrónico tem valor probatório?

88. O que é a assinatura digital?

89. Para que serve a assinatura digital?

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87. O documento de arquivo eletrónico tem valor probatório?

Sim, desde que cumpridos os requisitos estabelecidos no art. 3.º do Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, ou seja:

  • 1 – O documento eletrónico tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do artigo 376º do Código Civil, quando o conteúdo for suscetível de representação como declaração escrita e lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada;
  • 2 – Tem também a força probatória prevista no artigo 368º do Código Civil e no artigo 167º do Código de Processo Penal, quando, mesmo que o conteúdo não seja suscetível de representação como declaração escrita, lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada.

88. O que é a assinatura digital?

É um método de autenticação de informação digital que providencia a prova inegável de que uma mensagem veio do emissor que é referido e que o documento é da autoria e responsabilidade de um determinado autor. Para verificar este requisito, uma assinatura digital deve ter as seguintes propriedades:

  • 1. Autenticidade – o recetor deve poder confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor;
  • 2. Integridade – qualquer alteração da mensagem faz com que a assinatura não corresponda mais ao documento;
  • 3. Não repúdio ou irretratabilidade – o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.

O processo de assinatura digital, de acordo com o Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, art. 2.º, é gerado por um par de chaves assimétricas exclusivas e interdependentes, uma privada e outra pública, que permite ao titular usar a chave privada para declarar a autoria do documento eletrónico ao qual a assinatura é aposta e concordância com o seu conteúdo, e ao declaratário usar a chave pública para verificar se a assinatura foi criada mediante o uso da correspondente chave privada e se o documento eletrónico foi alterado depois de aposta a assinatura.

89. Para que serve a assinatura digital?

Uma assinatura digital é uma forma de autenticação de uma determinada pessoa ou entidade quando utiliza a Internet ou meios de comunicação eletrónicos, para assegurar ao destinatário que determinado documento foi, de facto, enviado por um remetente identificado e que esse mesmo documento não foi sujeito a nenhuma alteração. A assinatura e cifragem simultânea de uma mensagem permite garantir que o documento é entregue de um modo seguro e com a garantia de integridade e não repudiação por ambas as partes.

Fonte: http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/consultorias/faqs/

Esta notícia foi publicada em 7 de Abril de 2016 e foi arquivada em: .

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